Un logiciel de gestion est un outil intégré qui automatise le traitement des fiches patients. Mais il peut également accompagner les ostéopathes dans leur gestion administrative (agenda, rendez-vous, etc.) et financière (facturation, relance clients, édition de documents comptables, statistiques, etc.). Si la partie gestion est générique, ces logiciels laissent apparaître leurs spécificités pour l'ostéopathie lors de la saisie des informations relatives aux patients. Pour noter rapidement les informations recueillies au cours de l'anamnèse, les logiciels intègrent des listes prédéfinies de termes techniques, à compléter ou à adapter selon la pratique et le vocabulaire de chaque ostéopathe. Les résultats des tests effectués lors du diagnostic peuvent être renseignés sur des fiches dédiées. Enfin, des fiches anatomiques permettent d'indiquer les remarques et les conclusions de l'ostéopathe à la fin de la consultation. Choisir cet outil nécessite de prendre en compte de nombreux éléments. Une démarche en trois étapes.

Analyser l'activité du cabinet
L'analyse de l'activité du cabinet doit être le point de départ de toute réflexion. Quelle est la situation actuelle ? Comment a-t-elle évolué ? Comment l'ostéopathe voit-il son cabinet à moyen terme ? Quelles sont ses priorités ?, etc. Les réponses à ces questions aideront l'ostéopathe à dresser la liste des applications dont il a réellement besoin. Par exemple, l'outil devra s'adapter à l'ostéopathe dont l'activité est répartie sur plusieurs cabinets. Le recours à des remplaçants nécessite aussi une gestion à prévoir. Une analyse indispensable pour comparer les solutions proposées et valider leurs fonctionnalités par rapport aux objectifs fixés.

Tester les logiciels
Néanmoins, au-delà de ces fonctionnalités, l'ergonomie restera un critère de choix décisif car l'ostéopathe utilisera quotidiennement son logiciel. Tester les logiciels reste encore la meilleure façon de déterminer l'outil le mieux adapté. La plupart des éditeurs mettent à disposition des versions d'essai gratuites selon différentes modalités : période d'essai d'un mois, licence gratuite jusqu'à 50 fiches patients, etc. Pour obtenir des renseignements sur la qualité de service, la fréquence des mises à jour, etc., les ostéopathes pourront aussi demander les références de quelques utilisateurs.

Comparer les tarifs
Il est également nécessaire de bien maîtriser les multiples systèmes de tarification : coût mensuel dans le cas d'une solution en ligne, licence annuelle, licence permanente, etc. Les offres varient d'un éditeur à l'autre. Pour les ostéopathes qui partagent un cabinet, les licences multipostes présentent un réel intérêt économique. Le coût de mise à jour et de maintenance est également un élément à prendre en compte. Là encore, les offres sont diverses, de la gratuité au forfait annuel. Une rapide simulation déterminera la solution la plus avantageuse selon l'usage prévu.

Par rapport à une solution traditionnelle de gestion, un logiciel permet, après la phase d'adaptation, de mieux organiser son information et de gagner du temps dans certaines tâches : saisies uniques, automatisation, base de données unifiée, outils statistiques, recherches facilitées, etc. Au-delà de ces avantages, il conduit également à améliorer la relation avec les patients. Les statistiques sont un moyen pour mieux identifier sa patientèle et la constitution des fiches patients structurées amènent à mieux communiquer avec d'autres ostéopathes ou professionnels de santé.